El formulario 3238 es útil en casos de pérdida de documentos fiscales y contables, en el entendido que Ley el comerciante o contribuyente debe preservar toda aquella información contable generada por el establecimiento por un lapso de al menos 10 años.
Este formato será necesario si se presenta alguna pérdida o destrucción de libros de contabilidad de modo que quede registrada la evidencia de dicha situación para así poder evitar futuras multas que perjudique directamente al comerciante o en todo caso al contribuyente.
PASO 1: Ingresar al siguiente enlace que te llevará directamente al formulario del SII donde tendrás que ir rellenando cada una de las casillas con tus datos personales, el tipo de documento que hayas perdido, facturas con toda la información detallada teniendo en cuenta sus números de serie y la emisión.
PASO 2: Deberás completar varias secciones, firma contribuyente o representante y por el funcionario correspondiente de manera que todo quede bien redactado y con la legalidad que se amerita. La primera página debe ser completada por el contribuyente, en caso de la segunda se encargará de rellenar únicamente el funcionario a cargo.
Ten cuenta que para la pérdida de documentos o inutilización del mismo debe mostrar el aviso de extravío en el transcurso de diez días hábiles comenzando desde la fecha de los hechos, de no cumplir con esta regla recibirá una multa por no haber cumplido con el plazo establecido.
PASO 3: Este aviso de pérdida de documentos debe ser entregado en el Departamento de Resoluciones de la unidad del SII, que corresponda al domicilio actual su comercio, debe adjuntar al formulario todos los documentos necesarios que validen el aviso de esta pérdida
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Según el artículo 135 del decreto 2649 establecido en el año 1990, dicta que en el caso de haber perdido libros contables se le debe notificar a la autoridad correspondiente de tal situación. Dicha denuncia puede efectuarse ante la policía nacional o de igual manera ante la fiscalía si tal pérdida de libros es considerada un hecho delictivo.
El plazo estipulado para presentar el aviso de pérdida o robo de documentos fiscales o contables es en un lapso de diez días hábiles a partir del momento de los hechos.
Si hablamos de pérdida de documentos anexados a un sistema, que bien puede suceder por algún descuido o simplemente negligencia de las personas a cargo de dicha información, de igual manera es pertinente realizar la denuncia para que haya un registro que funcione como evidencia de la pérdida de los datos.
Su principal función es facilitar la realización de reportes al SII por motivos de pérdida o robo de cualquier tipo de documento relacionado con operaciones fiscales y contables así como notas de crédito o débito, facturas, liquidaciones, libros contables y demás.
Alonso Reyes
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